Tại sao bạn quản lý thời gian không hiệu quả?

Có khi nào bạn cảm thấy một ngày trôi qua rất nhanh nhưng bạn chưa làm được gì ra "hồn" không? Việc vẫn còn nhiều, hiệu quả không cao, trong người lại có cảm giác không hài lòng…  Đây chính là lúc bạn nhận ra là mình đã không quản lý thời gian đúng cách.

Kéo dài hoài thế này thì không ổn chút nào đúng không? Vậy làm sao để cải thiện tình hình này? Bạn cần học một vài kỹ năng mềm đấy. Nhưng trước tiên bạn cần tìm ra nguyên nhân chính khiến mình chểnh mảng nhiệm vụ chính hằng ngày.

 

Làm việc không có kế hoạch

Làm việc không có kế hoạch chính là yếu tố đầu tiên khiến bạn mất rất nhiều thời gian nhưng không đem lại hiệu quả cao như mong muốn. Mỗi ngày bạn thấy việc nào trước làm trước, cái nào không thấy hoặc quên thì bỏ qua. Vì thế, đến khi phát sinh thì bạn lại không thể xoay sở kịp thời. Cái cần làm lại bị dồn lại một cục…

Hơn nữa, làm việc “bất chấp” khiến công việc luôn bị trì hoãn một cách khó chịu. Càng kéo dài tình trạng này thì có nguy cơ bạn phải “dời gót” khỏi công ty bởi năng lực bản thân càng ngày càng đi xuống.

Sa đà vào các công việc không quan trọng

Mỗi người chúng ta đều có rất nhiều nhu cầu muốn đạt được, tuy nhiên không phải tất cả những nhu cầu, công việc này đều cần thiết như nhau. Một người không quản lý được thời gian sẽ không biết phân biệt và sắp xếp các thứ mong muốn, dự định của mình để có thể làm được nhiều việc nhất có thể.

Và do đó, họ thường mất nhiều thời gian hơn cho những công việc không cần thiết, thậm chí có thể không còn thời gian cho các việc quan trọng. Vì thế, chuyện nên làm không nên làm, chuyện không đáng làm lại làm rất hăng say. Đây chính là mối chốt khiến thời gian của bạn không hữu ích.

Không ngăn nắp

Khi bàn làm việc của bạn là tổ hợp của giấy tờ, đồ ăn vặt hay bất cứ đồ dùng không cần thiết nào thì chúng dễ làm bạn sao nhãng và mất thời gian để tìm kiếm những giấy tờ và đồ dùng cần thiết vào đúng thời điểm quan trọng. Bên cạnh đó, việc sắp xếp nơi làm việc không ngăn nắp còn khiến cho bạn mất thoải mái và hứng thú để làm việc do tốc độ làm việc chậm lại và  mất nhiều thời gian cho những việc không cần thiết.

Không gian rất quan trọng đến cảm hứng làm việc. Chẳng ai muốn ngồi trước một đống rác để lên ý tưởng cho một sản phẩm mới cả. Vì thế, một kỹ năng mềm không kém quan trọng là hãy biết cách sắp xếp gọn gàng không gian ở của mình hoặc nơi làm việc nhé!

Không biết nói “Không”

Một người không biết nói không luôn là những người nhận cho mình rất nhiều công việc, thậm chí không tính toán đến khả năng có thể hoàn thành chúng. Chúng ta thường xuyên phải giao tiếp, phối hợp với nhau trong quá trình làm việc, do đó giúp đỡ nhau là chuyện nên làm và cần phải làm. Tuy nhiên, chúng ta cũng có những công việc cần phải hoàn thành theo kế hoạch, không thể trì hoãn được. Nếu nhận thêm những công việc được nhờ và thì chúng ra có thể không thực hiện tốt việc của chính mình.

Nếu công việc không thuộc phạm vi quản lý của bạn hoặc không cần thiết thì bạn có thể từ chối. Hơn nữa, nếu có thể hoãn lại việc không cần thiết đến khi có thời gian thích hợp bạn sẽ làm. Có như thế, bạn mới tập trung vào việc chính và  quản lý thời gian của mình tốt hơn.

Tốn thời gian vào các việc vô bổ

 

Những email không liên quan đến công việc, buôn chuyện với đồng nghiệp, chơi trò chơi hay lướt mạng xã hội có thể chiếm của bạn một quỹ thời gian không hề nhỏ. Bạn thực sự cần biết mình đi làm vì điều gì và cần phải làm gì để làm tốt công việc được giao chứ không phải phí thời gian một cách vô ích. Vậy nên hãy tập cho mình thói quen tập trung tối đa vào công việc và dành các công việc cá nhân vào giờ nghỉ trưa hay thời gian rảnh rỗi.

Làm nhiều việc cùng lúc

Bạn nghĩ rằng mình đã sử dụng thời gian hiệu quả khi làm nhiều việc cùng một lúc. Tuy nhiên sự thật là nếu làm mọi việc cùng một lúc nghĩa là bạn sẽ mất thêm 20-40% khoảng thời gian cần thiết để hoàn tất so với khi làm tuần tự từng việc một. Thậm chí như vậy chất lượng công việc cũng không đạt như bạn mong muốn, dễ gây nhầm lẫn. Vì thế, tốt nhất bạn nên tập trung giải quyết từng việc một. Như thế, bạn sẽ làm việc hiệu quả hơn với chất lượng công việc tốt hơn. Quản lý thời gian là khi bạn biết làm việc phù hợp với từng khoảng thời gian cho phép. Nhớ nhé!

Hay trì hoãn

Công việc của ngày hôm nay những vì nhiều lí do khác nhau mà bạn trì hoãn hết ngày này đến ngày khác. Vậy nếu sếp đột xuất yêu cầu kiểm tra hoặc muốn bạn báo cáo kết quả công việc thì sẽ ra sao. Hãy có trách nhiệm hơn với công việc và hoàn thành chúng nhanh, hiệu quả nhất có thể. Bạn sẽ có thời gian cho các công việc khác quan trọng hơn.

Những nguyên nhân trên là kẻ cắp thời gian, khiến bạn không thể hoàn thành mục tiêu của mình, lại lãng phí thời gian một cách vô ích nữa. Giờ đã biết được nguyên nhân, bạn sẽ thấy được giải pháp để quản lý thời gian của mình được tốt hơn.

NgT - TH

 


 


Inclass.vn - dat muc tieu cap toc