Học theo Steve Jobs cách tổ chức cuộc họp hiệu quả

Không ai thích những cuộc họp, đặc biệt là những cuộc họp không dẫn đến kết quả rõ ràng. Họp chiếm rất nhiều thời gian của nhân viên và góp phần kéo doanh thu doanh nghiệp đi xuống.

 

Vậy làm sao để có một cuộc họp hiệu quả, hữu ích, đánh vào trọng tâm, ngắn gọn để thúc đẩy chứ không kiềm hãm. Hãy học theo cách làm của Steve Jobs – một trong những bài học thành công vĩ đại của ông dành cho thế hệ sau.

Họp càng ít người càng tốt

Trong quyển sách "Insanely Simple", cộng sự lâu năm của Jobs là Ken Segall đã miêu tả chi tiết quá trình làm việc với Steve Jobs.

Ông kể lại một câu chuyện về một buổi họp định kỳ hàng tuần giữa Apple và công ty quảng cáo. Jobs chuẩn bị bắt đầu buổi họp thì chợt phát hiện có một nhân viên mới.

Jobs dừng phắt lại và nhìn chăm chú nhân viên mới này, một người Jobs nhận thấy không phù hợp cho buổi họp và hỏi: "Cô là ai?". Cô gái tên Lorrie từ tốn giải thích rằng cô được yêu cầu đến họp vì cô chịu trách nhiệm một phần trong những dự án marketing.

Jobs lắng nghe, và rồi lịch sự mời cô rời khỏi buổi họp:"Chúng tôi không nghĩ rằng cô nên có mặt trong buổi họp này. Cảm ơn cô đã đến."

Jobs cũng tự biết mình nên lựa chọn tham dự những cuộc họp nào. Khi tổng thống Obama mời ông đến một buổi tiệc thân mật dành cho các chuyên gia trong ngành công nghệ, ông đã từ chối vì cho rằng tổng thống đã mời quá nhiều người cho buổi tiệc.

Người đi họp có 1 vai trò trong cuộc họp

 

Trong một bài báo viết về văn hóa công ty của Apple, phóng viên tạp chí Fortune Adam Lashinsky đã liệt kê chi tiết một vài quy trình Jobs sử dụng đã biến thương hiệu Apple thành một trong những công ty có giá trị cao nhất trên thế giới.

Cốt lõi của những chính sách này là "tư tưởng trách nhiệm" - những quy trình được lập ra để mọi người biết ai phải chịu trách nhiệm việc gì.

Lachinsky miêu tả:

“Nội bộ công ty Apple thường gọi quy trình này là DRI (directly responsible individual: tạm dịch "cá nhân trực tiếp chịu trách nhiệm"). Thông thường tên mỗi người sẽ xuất hiện trên nội dung buổi họp để mọi người biết rõ việc mình cần làm. "Mỗi cuộc họp tại Apple đều có những hành động cụ thể, và bên cạnh mỗi hành động này là tên của những cá nhân chịu trách nhiệm", một nhân viên cũ của Apple kể lại. Một cụm từ mà nhân viên Apple thường hay hỏi để biết ai chịu trách nhiệm chính là: Ai là DRI cho việc này?” 

Quy trình này đem lại hiệu quả cao. Khi Gloria Lin chuyển từ Bộ phận chuyên trách về iPod để đầu quân sang công ty mới là Flipboard, cô đã áp dụng lại cách tổ chức cuộc họp này để quản lý nhân viên và nhận xét rằng quy trình này cực kỹ hữu ích cho những công ty mới thành lập.

"Trong một công ty phát triển nhanh chóng với hàng tấn công việc, nhiều việc quan trọng bị lãng quên không phải vì nhân viên vô trách nhiệm mà là vì họ quá nhiều việc", cô viết trên trang Quora. "Khi bạn xem một việc giống như là con của bạn thì bạn sẽ thực sự quan tâm là con bạn đang ở giai đoạn nào và đã làm được gì."

Không dùng slide PowerPoint

Walter Isaacson, tác giả quyển tự truyện về cuộc đời thành công của Steve Jobs, nói:"Jobs ghét những bài thuyết trình trang trọng, và chỉ thích những cuộc họp trực tiếp đối diện với nhân viên.

Mỗi chiều thứ tư, Jobs thường có một cuộc họp không theo lịch trình nào cả với phòng marketing và quảng cáo.

Jobs cấm chiếu file thuyết trình vì ông muốn nhân viên phải tranh luận mạnh mẽ và tư duy phản biện chứ không lệ thuộc vào công nghệ.

"Tôi ghét cách mọi người hay chiếu file thuyết trình thay vì suy nghĩ", Jobs nói với Issacson. "Mọi người thường giải quyết một vấn đề bằng một bài thuyết trình, nhưng tôi muốn nhân viên phải thực sự đóng vai trò tích cực và tranh luận sôi nổi hơn là chỉ chiếu thật nhiều slides. Những người nào biết điều họ cần nói sẽ không cần file PowerPoint."

Nếu bạn muốn doanh nghiệp thành công, mong muốn mỗi cuộc họp của mình mang lại hiệu quả hoặc giá trị rõ ràng, hãy học theo những bài học Steve Jobs ở trên: Khoa học và thiết thực.


Theo Business Insider

 

 


 


Inclass.vn - dat muc tieu cap toc